# 5 - Sobre la organización de Eventos   **Newsletter 5 - Mejora cualquier evento en menos de 10 tips** Número ligeramente distinto, pero no menos interesante. Máquina y yo os hemos preparado esto juntos. He tratado de contar los eventos que llevo este año, y salen unos 90 sólo en 2023. Eso sin contar las clases, eventos en escuelas de negocios ni reuniones de trabajo. Sólo participación en eventos como ponente. Y sólo 2023. Si cuento también 2022, me salen 167 PowerPoints. 167 :-D Así que, aquí os pongo unas prácticas sencillas que, sin requerir mayor inversión, mejorarán enormemente. Interesante tanto para organizadores como para participantes. Todo esto viene a que hace tiempo que quería decir lo de los conferenciantes, pero lo he puesto al final para que tengáis que leerlo todo :-) Dos apartados: - Sobre la organización de eventos - Sobre ponentes y sus ponencias **Sobre la organización de eventos** **Tarjetas de Registro: Visibilidad y Discreción** Las tarjetas de registro, que se cuelgan al cuello a todos los asistentes, son un detalle crucial en cualquier evento empresarial. Poned el nombre y la empresa en letras muy grandes y **por ambos lados**. El objetivo de todo esto es saber con quién estás hablando sin que se note mucho. Fomentando una atmósfera de comunicación abierta y accesible. Si sólo pones en nombre por una cara, ocurrirá el efecto de la tostada en el suelo. **Registro, café y Puntualidad** Todo gran evento comienza con un proceso de registro y un café, pero no lo pongas en invitación. Si en la invitación el evento empieza a las 09:00, pon un café de 08:45 a 09:30, y la primera sesión empieza a las 10:00. Así manejas los inevitables retrasos. Das tiempo a los rezagados y garantizas un comienzo fluido. **Registro, digital** Si tu evento es de tecnología, y tienes un registro con listado de asistentes en papel, y personas marcando nombres a lápiz o boli, mal. Fatal. Vergonzoso. Lo siento, pero es como ir a una conferencia de veganos y que te reciba un tío comiéndose una hamburguesa. No te hace falta una app de registro; basta con poner a la gente de la entrada con un portátil, y llevar el registro con una Excel. Que estamos en 2023, por dios. Ni un papel más. **Agenda, Tiempos entre Charlas** La estructuración de la agenda es vital. Entre las distintas charlas, es imperativo incluir pausas de entre 1 y 5 minutos. Este breve intermedio no solo permite a los asistentes un descanso mental, sino que también ayuda a evitar el efecto acumulativo de los retrasos, asegurando que el evento fluya según lo planeado. Cada vez que veo que la charla anterior a la mía termina, digamos, a las 11:00, y que la mía empieza a las 11:00, sé que empezaré tarde. **Importancia del Maestro de Ceremonias** Un maestro de ceremonias es necesario. No sólo es el pegamento que une los diferentes charlas. Además gestiona esos momentos cruciales de transición entre presentaciones (más de esto en el siguiente punto), manteniendo el ritmo del evento y asegurando suavidad en las sucesiones. Que el maestro de ceremonias no lea grandes y rimbombantes currículums de los ponentes. Lo importante a presentar es - cuál es la temática - por qué viene ahora (enlace con la charla anterior) - por qué será interesante para la audiencia Presentar un currículum grande y elegante se hace para ganar credibilidad. Pero si la audiencia está sentada en el evento, esperando empezar, la credibilidad ya la tienes. **Libertad y Rigor para los Ponentes** Dale a tus ponentes la libertad hacer sus presentaciones como les de la gana, pero mantén una regla inquebrantable: la puntualidad. La gestión estricta del tiempo es esencial. Ponles un reloj, y no les dejes pasarse del tiempo ni un minuto. Un ponente que no sabe ajustarse al tiempo establecido no es un buen ponente. No es necesario solicitar sus presentaciones con antelación ni preocuparse por el formato. Sin embargo, sí es importante preocuparse por algo por lo que casi nunca he visto a nadie preocuparse: si el contenido se presenta de forma atractiva para la audiencia. No pidas la presentación con antelación. El fichero NO es relevante. Lo relevante es qué va a presentar. **El PowerPoint es del ponente, la proyección es tuya** El PowerPoint no es tu problema, es problema del ponente. Tu problema es la proyección del PC del ponente. Invierte un mínimo en un buen equipo y personal audiovisual. Asegúrate de que los ponentes puedan conectar fácilmente su propio PC al sistema de proyección. La siguiente sentencia es importante: si conectar un ordenador estándar y proyectar su contenido en la pantalla grande toma más de un minuto, algo no está bien preparado. En 2023 no podemos estar preocupándonos de si el PowerPoint funciona. Spoiler: el PowerPoint SÍ funciona, pero en cualquier caso eso no es tu problema, es del ponente. Tu problema es que la salida de vídeo/audio funcione. Momento batallita - ejemplo real Estuve hace unos meses en un evento de SENER, la ingeniería. Esta gente ha puesto cosas en Marte, literalmente (aunque la tecnología para proyectar un PowerPoint es muy mundana). 30' antes de mi presentación tuve esta conversación con un técnico de allí - ¿puedo usar mi ordenador? - puede usted hacer lo que quiera, amigo - ¿puedo usar mi ordenador en el mismo escenario? es que quiero manej.. - puede usted hacer lo que quiera amigo, sólo necesito que me diga el conector: VGA, HDMI, USB-C, mini-vídeo, gamma-x-464 (no era ese, pero era algo que no entendí) - HDMI pero, no veo ningún atril ni nada donde poner el PC... - no se preocupe, amigo Cuando llegó el momento de presentar yo, el maestro de ceremonias (el gran ) me empezó a presentar mientras 2 tipos de audivisuales, en exactamente 25 segundos, montaron un atril en el escenario, tiraron todo el cableado desde la cabina de control, y lo escondieron mágicamente bajo el suelo. Ahí tiene su atril, amigo. Cuando terminé mi charla, cogí el PC del atril y en 15 segundos, antes de darme tiempo a bajar del escenario, ya lo habían desmontado todo. Flipante.  **Ojo con los conferenciantes** Aquí me puedo hacer algún enemigo. El caso es que, en año y medio, he coincidido con varios _conferenciantes, international speakers, ayudo a las empresas a transformarse digitalmente_, etc. Gente cuyo trabajo consiste en hablar. Ahora de Inteligencia Artificial. Antes de Cryptos y Metaverso. Antes de Transformación Digital. Y antes de la revolución de Internet y tal. Algunos hablan bien. Otros dan vergüenza ajena. Pero casi ninguno sabe de verdad de lo que habla. Mi consejo a organizadores de eventos: - Si tu objetivo es traer a alguien que hable bien y encandile a la audiencia, contrata a un "_Conferenciante, international speaker, ayudo a las empresas a transformarse digitalmente_" - Si tu objetivo es una sesión donde quieres que la audiencia aprenda de algún tema concreto, contrata a un profesional de la temática, y que además sepa hablar bien. Alguien que trabaje en la materia, en activo o recientemente (al menos 6 meses), en una gran empresa reconocida, y que además tenga dotes de conferenciante. Si trabaja en la materia, sabe de la materia. Si su trabajo es ser conferenciante, sabe "hablar" Mis tres últimos ejemplos: ¿Quién abre un evento en el País Vasco sobre tecnología e innovación, con un toque de Geopolítica? Iñaki Gabilondo y Pere Echenique. Les escucharía durante horas, se hace corto. ¿Quién abre el primer congreso sobre Inteligencia Artificial de Andalucía? Carlos Santana, DotCSV, el mejor divulgador académico que tenemos sobre IA por estos lares. ¿Quienes expone y luego debate sobre ética e IA en un congreso de oncología y hematología? Pues el Prof. Don Carlos María Romeo-Casabona, Doctor en Derecho, Doctor en Medicina, Catedrático Emérito de Derecho Penal y Presidente del Comité de Ética de Investigación con medicamentos. Estaría escuchando a este señor durante horas. Efectivamente. Ni un solo International Speaker en el congreso de hematología. Ni uno. **Sobre ponentes y ponencias** Si eres ponente (aquí hablamos de mi libro :-) quizá te interese un pequeño vídeo que tengo sobre cómo hacer presentaciones mejores y más rápido. No es sólo sobre cómo hacer PowerPoints (y ahorrar tiempo con ello), sino también sobre cómo estructurar y orientar los mensajes y por qué. ¿Has estado alguna vez en una reunión de trabajo o evento donde alguien presenta y es aburrido? ¿has tenido que preparar alguna vez una presentación y te ha llevado más tiempo de que te habría gustado? Yo también. Nunca más. Aquí el vídeo --> [https://payhip.com/b/7HCEt](https://payhip.com/b/7HCEt) y aquí todos los vídeos que hago con Ochoa de vez en cuando sobre IA --> [http://payhip.com/tenemospreguntas](http://payhip.com/tenemospreguntas)